Cara membuat mail merge dokumen

Ketika membaca judul ini, mungkin teman – teman bertanya. Apa sih yang dimaksud dengan mail merge dokumen?. Untuk menjelaskan tentang mail merge saya menggunakan ilustrasi sebagai berikut:

Misalkan teman – teman akan membuat surat yang akan di kirim ke banyak orang dengan alamat yang berbeda – beda. Kalau tujuan suratnya Cuma dua atau tiga orang, saya rasa tidak masalah kalau kita ketikkan secara manual dengan sistem mengganti namanya atau di simpan di lain file. Tetapi untuk tujuan berbanyak ini saya rasa akan menguras waktu dan tenaga. Untuk mengatasi waktu dan tenaga yang terkuras, maka fasilitas mail merge sangat – sangat diperlukan. Karena kita hanya mengetikkan satu file surat induk saja, selebihnya nama dan alamat nanti secara otomatis akan ngelink dengan dokumen yang ada di Microsof Excel.

“Bagaimana langkah – langkah untuk memulai mail merge?”.

Pertama, buat dokumen induk

Saya menyebutnya dokumen induk, yaitu isi surat (kalau misalnya dokumennya surat, bisa juga filenya dalam bentuk dokumen lain selain surat). Yang akan kita kirim dengan banyak orang dengan isi yang sama. Dokumen induk ini kita ketikkan di Microsoft Word. Dalam artian : kita siapkan isi surat di dokumen word. Contohnya seperti screen shot di bawah ini:

Dari format surat di atas, berarti ada dua item yang harus kita isi yaitu nama dan alamat. Baik kita simpan dulu file surat ini di folder Surat atau apalah namanya terserah teman – teman. Kemudian kita lanjut ke langkah yang kedua.

Kedua, persiapkan dokumen pelengkap

Ini istilah saya pribadi saja. Saya sebut dokumen pelengkap karena fungsinya adalah untuk melengkapi dokumen induk yang pertama kita buat tadi. Apa saja isi dokumen pelengkap itu?. Isinya sesuai dengan dokumen yang dibutuhkan pada dokumen induk yang kita buat. Dalam contoh surat di atas, item / dokumen yang dibutuhkan adalah daftar nama dan daftar alamat masing – masing. Dokumen pelengkap Ini kita ketikkan di microsof Excel. Kita simpan di folder surat yang sudah kita buat. Artinya tersimpan jadi satu folder dengan dokumen induk. File nama dan alamat ini Kita berinama daftar undangan. Saya contohkan seperti screen shot di bawan ini.

ketiga, kita hubungkan kedua dokumen dengan menu mail merge

Setelah file excel ini di simpan, kita buka kembali file surat (dokumen induk) yang pertama kita buat. Selanjutnya di dokumen word ini, kita klik Mailings – Select Recepients – use an existing list. Seperti ilustarsi gambar yang saya tunjukkan di bawah ini.

Setelah teman – teman klik use an existing list nanti akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini!. Jangan bingung, kita cari folder tempat kita menyimpan file surat. Kalau dalam contoh ini, saya menyimpannya di Data (D) – folder (Surat).

Jadi, setelah muncul dialog seperti di atas, kita klik DATA (D) – FOLDER SURAT – kemudian kita pilih file Excel yang sudah kita simpan. Kemudian klik Open. Seperti pada gambar di bawah ini.

Setelah kita klik open, maka akan muncul kotak dialog seperti di bawah

Ikuti seperti langkah di atas. Ketika kita klik ok. Maka otomatis dokumen word kita sudah terhubung dengan dokumen microsof excel. Tinggal kita atur saja sekarang.

Untuk mengatur tingkat lanjut, kita klik kembali Mailing – edit Recepient

Kotak dialog edit recepient ini bertujuan untuk mengetahui letak posisi Nama dan alamat agar gampang kita sisipkan.

Dari kotak dialog ini kita bisa mengetahui bahwa sheet untuk nama ada di sheet F2 dan sheet untuk alamat ada di sheet F3. Kita klik ok saja.

Selanjutnya kita sisipkan sheet nama dan alamat ini sesuai dengan yang dibutuhkan surat.

Bagaimana cara menyisipkan sheet ini?. Pertama, kita taruh dulu kursor di tempat yang ingin kita sisipkan. Dalam contoh saya ini, kursor saya taruh di samping tulisan sdr. Kembali klik Mailing – insert Recepient – klik f2. (karena saya ingin menyisipkan nama).

hal yang sama, saya juga lakukan untuk pengisian tempat. Bagian akhir saya akan pilih F3 9karena sheet untuk alamat adalah F3. Hasilnya akan terlihat seperti gambar di bawah ini!.

Sampai disini berarti semua proses mail merge sudah selesai.

preview hasil mail merge

Sekarang tinggal kita lihat saja hasilnya dengan cara klik mailing – Preview Result dan klik tombol gulir kanan atau kiri di sebelah preview. Maka otomatis tombol f2 dan f3 akan memunculkan nama dan alamat sesuai dengan yang tertulis di file excel.

Kalau misalnya teman – teman ingin ngeprint hasil dokumen secara serentak, dalam artian ngeprint semua nama yang dituju, maka teman – teman bisa pilih finish & merge – print documents

Setelah kita klik Print Documents maka akan muncul kotak dialog yang menyuruh kita mengisi halaman yang akan kita print. Dalam contoh ini saya menulis from 3 to 17. Dari mana kita tahu?. Dari preview tadi.

Klik Ok dan silahkan pilih printer yang ingin di pakai untuk ngeprint. Maka otomatis lembar 15 surat atau bahkan ratusan bisa kita print sekaligus. Kita cukup menyiapkan satu lembar surat saja Dan nama – nama dalam file excel saja.

Mudah – mudahan penjelasan saya di atas bisa di mengerti oleh teman – teman semuanya. Saya berharap artikel ini bisa membantu. Terimakasih.

TINGGALKAN KOMENTAR

Silakan masukkan komentar anda!
Silakan masukkan nama Anda di sini